でも、Officeも結構高いですよね。

でも大丈夫。PDFファイルはを無料で作ることができます。

『PrimoPDF』はここからダウンロードできます。

ところで、ひょっとしてビックリしました？

そうです。英語なんですよ。『PrimoPDF』は海外のソフトなんです。でも、大丈夫！恐れずにダウンロードしましょう。

Webページが開いたら、”Download Now”をクリックして、お好みの場所にファイルを保存してください。

ダウンロードが完了したら、ファイルを実行します。

またもや英語のインストール画面が出ますが、恐れずに”Next”をクリック！

次は、”I agree～”を選択して、”Next”をクリック！

インストールするフォルダを選択して、 インストールを続行してください。

意外に簡単にインストールできす。

まず、PDFファイルにしたいファイルを用意します。Wordなどで原稿を作成します。

次に、ファイルから印刷を選択します。すると、印刷ダイアログボックスが開きます。そこで、プリンタ名のところで、 『PrimoPDF』を選択して「OK」をクリック。

すると、「PrimoPDF」が起動します。

作成するPDFを保存する場所を指定する事も可能です。コンピュータ上で見るだけならば「Screen」、印刷が目的ならば 「Print」を選択しましょう。

「OK」ボタンを押すだけで、無料でPDFファイルが作成できます。

ところで・・・

有料のソフトにはタダのソフトにはないウリがあります。当たり前ですが。

ファイルの圧縮率がよかったり、様々な特殊機能が備わっていたり、操作性が格段に良かったりします。

また、無料ソフトで作ったPDFファイルは条件によってはAdobeReaderでうまく表示できないこともあります。

無料ソフトでは満足できない時、有料のPDF作成ソフトを検討してみてください。

ファイルの関連付けが変わってしまっています。

ファイルの関連付けの設定を変更すれば元どおり、ダブルクリックでPDFファイルをAdobeReaderで開く設定に戻ります。

ファイルの関連付けを元に戻すにはこのリンク先の記事を参考にして、 Adobe Readerを選択してください。

セキュリティとはパスワードによる閲覧制限や編集制限、印刷制限などを指します。編集制限がかかっていれば、 PDF内の文章を選択してコピーすることもできません。

では、そのPDFファイルにどんなセキュリティ設定がかかっているか？それを調べるにはどうしたらいいでしょう？

1. Adobe Readerで目的のPDFファイルを開く。
2. 「ファイル」→「文書のプロパティ」を選択。
3. 「セキュリティ」タブを開く。

こうして開いたダイアログの中で、「文書に関する制限の概要」欄を見れば、

何が許可されていて、何が不許可なのかは一目瞭然です。

ところが、PDFファイルにしてもファイル容量が小さくならないどころか、ファイルサイズが大きくなってしまうこともあります。

サイズが大きくなってしまうファイルの代表はテキストだけのもともと容量が小さなファイルです。 この手のファイルはある程度圧縮しても、PDF固有の情報が加わりますので、むしろファイルサイズが大きくなってしまいます。

PDFファイル固有の情報とは、ページ内のレイアウトやフォントの情報です。

では、どんな場合にPDFファイルに変換すると、容量が圧縮されるのでしょうか？

ずばり、画像が挿入されているようなファイルです。

ファイル固有の情報の何倍もの割合を占める画像部分が圧縮されるので、ファイル容量が小さくなるわけです

Acrobatが最強のPDF編集ソフトであるのは間違いないのですが、欠点としては・・・値段が高い！！

Standardで3万6540円、Proffesinalで5万7540円！

ちょっと高すぎますよね・・・

機能は限定されますが、価格が激安（？）のソフトも続々と出てきています。

PDFの内容をWordやExcelに取り込めたら便利ですよね！これを可能にしているソフトが発表されています。代表的なものは・・ ・

• いきなりPDF to Data
• PDF2Office Personal Version 2.0
• リッチ・ テキスト・PDF for Windows

一番安価なのは「いきなりPDF to Data」で1,980円。他の2ソフトも一万円前後で購入できます。

ただし、文字の読み取り・変換の精度はソフトや、文章のコンディションによって異なります。 すべての文章を完璧に取り込めるレベルには達していないのが現状です。使用者の感想などからみると、「リッチ・ テキスト・PDF for Windows」はかなりうまく取り込めるようです。

いわゆる「注釈」をPDF文書に書き込見たい場合は、

かんたんPDF編集

がオススメです。5,000円あればおつりがきます。独自開発のビューワーでPDFの内容を表示し、そのビューワー上で、
そのままコメントやら図形を書き込むことが出来ます。ただし、使えるフォントなどが限定されているらしく、 表示そのものはAcrobatやAdobe Readerには劣ります。

つづいて、変り種。

やさしくPDFへ文字入力編集・ 校正用 v.3.0

申請書等がPDFファイルで配布されている場合、PDFファイルにPC上で文字が入力できたら・・・ というシーンで活躍するソフトです。文字を入力するフィールドを認識して、その枠内に文字を入力できるます。 丸やチェックマークなども入力できます。

自分に必要な機能を絞り込めば、格安PDF編集ソフトでもかなり使えます。

Acrobat 7.0 Proffesional

Acrobat 7.0 Standard

Acrobatは便利であると同時に、面白い機能がけっこうあります。

『ノートツール』は『注釈』機能の一種ですが、常に表示されるタイプの注釈ではなく、設定すると、 PDF文書の上に小さな吹き出しアイコンが表示されます。
このアイコンにマウスポインタを持っていくと、コメントが大きく表示されるようになります。

『ハイライトツール』は文書を部分的にハイライトできます。蛍光ペンでマーキングする感覚ですね。重要な部分を強調する時に便利です。

稟議書や回覧などに押すスタンプ。これをPDFファイル上に押すことが出来る『スタンプツール』。
オリジナルの電子印鑑の作成、かわいいスタンプや実務的なものなど多種多様です。

PDFファイル上に別のアプリケーションのファイルを添付出来ます。クリップのアイコンで表示でき、 ダブルクリックで元のアプリで開くことが出来ます。Proffesionalならば動画も添付できます。

長方形や楕円といった図形を文書に貼り付けることももちろん出来ます。高度な編集メニューである『TouchUｐテキストツール』 を使えば、PDFファイル内の文章をある程度、削除・追加が可能です。

そう思っている人は意外に多いのでは？

WordやExcelならば、編集や追記がカンタンなので、もらったデータを元に自分用の資料や報告書を作成することが容易です。

コレに対し、PDFの特徴のひとつは、「編集や改ざんがされにくい」ことでした。

編集が出来れば、ただ閲覧するだけでなく、

• 注釈をつける。
• 重要な部分をハイライトさせる。
• PDFにファイルを添付する。
• ”承認”などのスタンプを押す。

など、PDFファイルをより上手に活用することが出来ます。

うまく使えば、回覧やら提案書やら稟議書なんかをペーパーレスにできそうですよね。

紙のコストは意外に大きいです。何気なく使っていますが、一度調べてみてください。びっくりしますよ。

PDFファイルならコピーもカンタンだし、編集したものを共有フォルダやサーバーに保管しておけば、誰でも閲覧できます。

PDFの編集がもっともなPDF編集ソフトはたびたびご紹介しているアドビシステムズの

Acrobat 7.0 Proffesional　と　Acrobat 7.0 Standard

です。

もちろん、PDF作成ソフトとしても本家本元だけあって申し分ないのですが、特にこの編集機能を使わないのはもったいない！

このカテゴリではPDFファイルの編集方法をご紹介。

ファイルを探すのにも大変です。

Windowsの検索機能などを使うと、時間がかかりすぎてイライラ。そんな経験、ありますよね？

「これは使えるぞ！」「これは重要だ！」「将来、必要になるかも！」

と、思うことあるでしょう？

しばらくして、そのメールやHPを探そうとしても・・・

・・・見つからない！

そんな経験もよくありますよね。

こんな時にもPDFファイルは極めて『使えます』。

やり方はカンタン。メール本文や気になるHPの内容をPDFファイルにしておくだけ。

PDFにすれば、データを圧縮できる上に、検索も容易です。これで重要なメールや参考になりそうなHPの内容を紛失を防げます。 個人用のアーカイブとして使えますよ！

メール・HPのPDFファイル化の方法は、

1. 任意の場所に専用のフォルダを作成します。
2. PDFファイルにしたいメールやHPをそのフォルダに保存します。HPの場合は、印刷同様、端が切れたりしないように、 IEのファイルメニューからページ設定を呼び出して「余白」の欄の数値を小さく設定します。
3. 通常のPDFファイル作成手順と同様に印刷メニューから作成します。

これだけです。任意のフォルダを専用フォルダにするのがミソです。このフォルダを検索すれば、 容易に欲しいメールやHPを見つけられます。

ちなみに、PDF作成ソフトに、Acrobat 7.0 Proffesional/Standardを選べば、 InternetExplorerやOutlookの画面右上にPDF作成ボタンが出現します。 このボタンを一回クリックすれば内容をPDFファイルに出来ます。

Acrobat 7.0 Proffesional

Acrobat 7.0 Standard

その目的が何であれ、多数の人に配布する可能性が高いのではないでしょうか？

たとえば・・・

• プレゼンの資料
• 情報商材
• マニュアル
• 二次会のお知らせ
• 不幸の手紙（＾＾;

など、どれもメールを使って相手に送ったり、USBメモリなどで持ち運んだりすることが多いです。 もっとも一般的なのはメールでしょうか。

添付ファイルがあまり巨大すぎると、相手側のサーバーの設定によっては受信処理の途中で処理が中断されるなんてこともあります。

第一、延々と受信処理を続けなければならない相手にとっても迷惑な話です。

ところが、こんなワードファイルでもPDFに変換すると（PDF作成ソフトによっても差がありますが・・・）、 十分の一程度にファイル容量を圧縮することが出来ます。

PDF作成ソフトによっては、高品質・標準・最小ファイルサイズと、いくつか設定出来るものもあります。
画質を落としたくない場合は高品質モードでPDFファイルに変換すれば、ファイル容量はそれほど小さくなりませんが、 元の文書の情報をかなり保持される形でPDFファイルに変換できます。

もう一つPDFファイルには大きな利点があります。

PowerPoint、Excel、Wordと複数のアプリケーションで資料を作ってメールに添付したとします。
当然ですが、受け取った相手が、このファイルを見るには、ひとつひとつファイルを別アプリケーションで開かなければいけません。

しかし、PDFで一つのファイルにまとめてしまえば、ビューワーひとつで資料をすべて見ることができます。 関連する内容がひとまとめになっていれば、後々の資料として、自分閲覧する際にも便利です。

複数ファイルをPDFにまとめるツールを備えているソフトを使えばこれが可能となります。

●Acrobat 7.0 Professional/Standard

一回の作業でPDFの作成と結合を同時に行う機能があります。ただし、変換には少し時間を要します。

Acrobat 7.0 Standardはコチラから

Acrobat 7.0 Professionalはコチラから
　

●いきなりPDF Professional2

Acrobat 7.0 Professional/Standardとは違い、一旦、 各ファイルをPDFに変換してから結合ツールでひとつのPDFファイルにまとめます。

いきなりPDF Professional2はコチラから

でも、これはある種マイクロソフト社の戦略の上で踊らされているような気がしませんか？まだ使いこなせていないのに、 次々バージョンアップされ、さらにつかわない機能が増えて・・・覚え切れない。

そんなジレンマを感じているユーザーは意外に多いのではないでしょうか？

WordやExcelなんて誰でも持っている、誰でも使える、なんてのは実は勘違いで、 Officeばなれは思ったより進んでいるのかもしれません。

マイクロソフトさんが急にPDF対抗の規格を時期Officeに盛り込んだのも、この辺に関係があるのかもしれませんね。

『セキュリティ・文書の外見などPDFファイルならではの利点に注目！』でも述べましたが、 PDFファイルはパソコンの環境に左右されません。

製作者が指定したフォントで表示されます。あなたの使っているパソコンがWindowsでもMacでもLinuxでも関係ありません。

これは印刷でも同じことがいえます。

WordやExcel文書を苦労して用紙一枚分に編集したのに、実際に印刷してみたら収まっていなかったなんてことありませんか？

これは、印刷の機能はプリンタに依存しているためで、Windowsの印刷プレビューも必ずしも正しくないし、 あるプリンターで一枚に収まった場合でも、他のプリンターではそうならない事もありうるわけです。

ところがPDFファイルにしておいて、Adobe Readerで印刷すればそんなことはありません。

PDFファイルはパソコン間の差も、プリンタの機種間の差も吸収できるわけです。

PDFファイルには二つの利点があります。ひとつは『PDFは改ざんや編集がされにくい』ということ。もう一つは 『フォントがそのまま表示される』ことです。

• 『PDFは改ざんや編集がされにくい』

もちろんWordファイルやExcelファイルにもパスワードをかけることが出来ます。しかし、パスワードが分かってしまえば、 その内容は自由に改ざん・編集が可能です。

それに対し、PDFファイルはより細かくセキュリティの設定が出来ます。ファイルそのものは開けても、 内容を編集することは難しいです。得意先や社内に提出する文書をワードファイルのまま送るよりずっと安全です。

もちろん、作成者はPDFを作る際にセキュリティ設定をしなければいけません。

まず、PDFファイルを開くパスワード。このパスワードを知らないと、そもそもPDFファイルを開けません。

これだけならばWordやExcelでも実現可能なセキュリティです。しかし、PDFの場合は、 さらに権限パスワードを設定することが出来ます。このパスワードを設定しておくと、PDFファイルの印刷をできなくすること、 編集をできないようにすることが出来ます。

これならば、印刷して配布されたりしたくない資料でもメールで送れますし、 送った資料の中身を勝手に使われたりしたくない場合でも対応できますね。

ただし、すべてのPDF作成ソフトがセキュリティ設定が出来るわけではないので、ソフトを選ぶ時には、 よく確認してからにしましょう。

• 『フォントがそのまま表示される』

見出しなどに変わったフォントを使う文書を作る場合（チラシや歓送迎会のお知らせなどなど）、Wordで作成した場合、 ファイルを渡した相手のPCにそのフォントがインストールされていなければ、作成者の意図したように表示されません。

WordやExcelなどは文字フォントの情報はWindowsに依存しています。 フォントはソフトをインストールすると自動的に追加されたりすることがあります。そのため、あなたのパソコンにあるフォントが必ずしも、 ほかの人のパソコン内にあるとは限りません。

ところが、PDFファイルは文字フォントをWindowsに依存していません。フォントの情報もファイル内に埋め込まれているのです。 そのため、あなたが作ったファイルを誰のPCで開いても、あなたが設定したとおりフォントやレイアウトが表示され、崩れません。

そう思っている人も多いでしょうが、PDFファイルを活用するなら、見るだけのPDF利用者を卒業しましょう。

じつは、PDFファイルの作成はほとんどボタン一つ、クリック一つで作成できます。

このPDF作成ソフト、いまや10種類以上あり、実際にPDF作成者人口（？）が増加傾向なことがわかります。

PDF作成ソフトは4,980円の廉価版から2,000円を切る格安ソフトや何万円もする高機能なソフトまで色々。

それに応じて、機能や価格、性能も様々なので、単純に安いからＯＫと言うわけでもないです。

ただ、多くのソフトは体験版を無料で配布しています。実際に使ってみてから購入するソフトを決めてもいいでしょう。

PDF作成ソフトにどんなものがあるかは、以下で確認してください。

http://store.pasotora.com/pdf/055sakusei/

PDFファイルの作成は意外にカンタンで、ボタン一つ、クリック一つで作成できます。

多くのPDF作成ソフトはインストールすると、プリンタの一つとして認識されます。 WordやExcelなどのアプリケーションを使っているのならば、『印刷』メニューでプリンタ選択をPDF作成ソフトにします。そして 『印刷』ボタンを押し、保存場所を選ぶだけでPDFファイルが出来てしまいます。

他には、右クリックメニューから選択する。

デスクトップ上のアイコン等にドラッグ＆ドロップする。

アプリケーションに専用のアドインボタンがインストールされる。

などなど、各社工夫を凝らしています。どれも操作としては難しくありません。

操作の好みは分かれるところなので、一番操作しやすいソフトを選ぶのも手ですね。

意外に活用している人は少ないですが、Adobe Readerの文章表示を切り替えて自分の一番読みやすい形式で表示できるとPDFファイルを読むのが楽しくなります（ほんとか？）

ざっと書いちゃうと・・・

• 「Ctrl」＋「L」でPowerPoint文章のようなフルスクリーンモード
• 「Ctrl」＋「0」で全体表示。1ページがぴたっと入るサイズになります。
• 「Ctrl」＋「1」で100%表示。一番読みやすい大きさかもしれませんね。
• 「Ctrl」＋「2」で幅に合わせる。画面一杯のサイズになります。
• 「Ctrl」＋「+」表示倍率を上げる
• 「Ctrl」＋「-」表示倍率を下げる

以上です。これをマスターしておけば、どんなパソコンでも、ささっと読みやすい形でPDFファイルを読めますね。

単純なことだけですが結構便利です。特に100%表示と、幅に合わせるは重宝しますよ。

ページの表示方法も選択することが出来ます。

1. 単一ページ。１ページ１ページ表示する。
2. 連続ページ。上から下に向かって連続でページを表示する。
3. 連続見開きページ。左右見開きの形で、上から下に向かって表示。
4. 見開きページ。　左右見開き。雑誌を見る感覚。

選び方は、Adobe Rreader画面右下のステータスバーにある小さなアイコンで選択できます。

自分が読みやすい形で表示しましょう。

デフォルトの設定は連続ページになっています。本を読む感覚が好きなら、４もいいかもしれませんね。

特に長文の文章の場合、テキストファイルや、Wordファイルだと、ここをもう一回読みたい！って時に、延々スクロールさせて、 目指す文章を探さなければいけません。

そんなとき、Adobe Readerの『しおり』や『ページ』機能を使えば、かなり楽になります。

PDFファイルを開いてみましょう！

開きました？

左隅の上のほうに、『ページ』や『しおり』タブがあります。これをクリックしてみてください。 （作成者が設定していなければタブは表示されません。）

はい。上の画像のようなプレビューが出てきましたね？大まかに言って、『しおり』は目次機能、『ページ』はサムネイルです。 これを使えば、目的のページに移動するのが、大分楽になります。

特に、ページ機能はPDFファイルのサムネイルがそのまま表示されるので、目的のページを探すにはもってこいです。しかし、 文字中心のファイルの場合、サムネイルが小さすぎてよくわからないですよね。

そんな時は、怒ったりせずに、ナビゲーションパネルの右上にある「オプション」ボタンをクリックしてみてください。

「サムネール画像を拡大」を選べば、サムネイルを大きくすることが出来ます。大きすぎる場合は、「サムネール画像を縮小」を選択して、 好みの大きさに設定しましょう。

左クリックで手のひらマークが握った形になり、この状態でマウスを動かせば、全方向に文書を移動できます。

PDFファイルを拡大表示しているときには、直感的に表示位置を変えられて便利です。

PDFファイルの内容をコピーするには、まずその文字列を選択する必要があります。それには「手のひら」ツールの横にある「I」 の形のアイコンをオンにします。この「選択」ツールは「テキストだけ」、「画像だけ」を選択できるツールです。
ただし、作成者がコピー＆ペーストを禁止していると使用できません。

意外に使用する人が少ないのですが、便利な機能が「スナップショット」ツールです。

「選択」ルーツの右横にあるカメラのアイコンがそれです。これはテキストと画像を同時に画像扱いでコピーすることが出来ます。

Windowsのプリントスクリーンに近い機能で、ここでコピーした画像は他のアプリケーションで再利用できます。画像なので、 編集には画像処理ソフトが必要になりますが、引用や参照として貼り付けるなど、けっこう便利です。

「スナップショット」ツールのアイコンをクリック後、コピーしたい部分を選択すると、自動的にクリップボードにコピーされます。 これを画像編集ソフトなどにペーストすれば、画像として扱うことが出来ます。